Die Lieferantenauswahl ist entscheidend für eine erfolgreiche und nachhaltige Partnerschaft. Damit keine Fehlentscheidungen getroffen werden, sollten Anforderungen im Vorfeld klar definiert und ein passendes Bewertungsschema eingesetzt werden – idealerweise unter Einbezug aller relevanten Unternehmensbereiche. Da Branchen und Unternehmen unterschiedliche Ansprüche haben, müssen die Auswahlkriterien individuell angepasst werden. Ein strukturierter Fragebogen mit Bewertungsmethode – etwa im Rahmen eines Audits – ermöglicht den gezielten Vergleich potenzieller Lieferanten. 

Warum führt man eine Lieferantenauswahl durch?
Nachfolgende Aufstellung soll in diesem Zusammenhang helfen:

• Wenn noch nicht erfolgt: Definition der Anforderungen an die Lieferanten
• Die Definition der Anforderung kann eine Qualitätsmanagementvereinbarung (QMV) beinhalten
• Erstellung der Leistungsbeschreibung bzw. des Lastenhefts für die Lieferanten auf Basis der Definitionen der Anforderungen an die Lieferanten
• Definition von K.O.-Kriterien zur Aufnahme im Lieferantenpool (z. B. ein zertifiziertes Qualitätsmanagement-System nach DIN EN ISO 9001)
• Einholung genereller Informationen zum Lieferanten (z. B. über eine Lieferantenselbstauskunft)
• Auswertung der Informationen zum Lieferanten
• Erfüllt der Lieferant alle K.O.-Kriterien für eine mögliche Zusammenarbeit?
• Wie hoch ist die strategische, technologische und kaufmännische Bedeutung des Lieferanten?
• In welche Kategorie kann der Lieferant eingeordnet werden (eine gängige Lieferanteneinteilung ist, die Lieferanten in A-/ B-/ C- Lieferanten einzuteilen)?
• Welche Schwächen und Risiken entstehen dem eigenen Unternehmen durch eine Bindung an den Lieferanten?
• Welche Stärken hat der Lieferant und welche Chancen ergeben sich für beide Seiten durch eine Bindung an den Lieferanten?
• Ist eine Bewertung des Lieferanten vor Ort notwendig / sinnvoll?
• Durchführung der Lieferantenbewertung zur Lieferantenauswahl vor Ort
• Bewertung des Lieferanten auf Basis der vor Ort Bewertung
• Ggf. Nachbesserung von Schwachstellen durch den Lieferanten
• Ggf. Durchführung eines weiteren Lieferantenbesuchs zur Abprüfung der umgesetzten Maßnahmen
• Entscheidung zur Aufnahme des Lieferanten in den Lieferantenpool

Welche Tools & Vorlagen sind dabei behilflich?

• Lieferantenselbstauskunft
• SWOT-Analyse
• Vor Ort-Lieferantenbewertung zur Lieferantenauswahl (nach VDA 6.3 - Potenzialanalyse)
• Aktionsplan

Unsere Dienstleistung zum Thema:

• Lieferantenauswahl Beratung / Unterstützung
• Lieferantenauswahl Schulung / Coaching

Lieferantenüberwachung ist wichtig, um bei Leistungsschwankungen in Termin, Service und Qualität frühzeitig gegenzusteuern. Sie nutzt Ergebnisse aus Lieferantenbewertungen und weitere Kennzahlen wie Reklamationsquoten oder Sonderfahrten. Ziel ist es, die Lieferantenleistung in diesen Bereichen und ihre Wettbewerbsfähigkeit wiederherzustellen. Entscheidend für den Erfolg ist eine schnelle Umsetzung von Maßnahmen, die oft durch fehlende Kapazitäten beim Kunden verzögert wird. Externe Berater können hier oft effektiv unterstützen.

Wie kann eine Lieferantenüberwachung aussehen?
Die nachfolgende Aufstellung soll in diesem Zusammenhang nicht nur helfen, sondern auch einige Fragen aufwerfen, die aus unserer Sicht und Erfahrung dringend geklärt werden müssen:

• Sind die finanziellen Modalitäten der Kosten zur Lieferantenüberwachung eindeutig (schriftlich, vertraglich) zwischen Kunde und Lieferant geklärt?
• Wie sieht eine Eskalation aus, wenn sich die Performance der Lieferanten nicht nachhaltig verbessert?
• Ist ein Ausstiegsszenario definiert, falls die Maßnahmen zur Lieferantenüberwachung scheitern?
• In welchen Bereichen soll der Lieferant überwacht werden (Termintreue, Qualität, Technologie, Wettbewerbsfähigkeit)?
• Ermittlung der Stärken und Schwächen in der Kunden-Lieferanten-Beziehung (durch Analysen vom Kunden und/ oder durch vor Ort Besuche beim Lieferanten)
• Durchführung von Audits als Präventiv-Maßnahme (z. B. Prozessaudits nach VDA 6.3)
• Installation eines Resident Engineers beim Lieferanten vor Ort
• Durchführung eines Run@Rates beim Lieferanten zur Absicherung der Lieferkapazitäten
• Ermittlung der Maßnahmen zur Steigerung der Performance des Lieferanten
• Installation der vereinbarten Maßnahmen beim Lieferanten
• Überwachung der installierten Maßnahmen und Fortschrittskontrolle
• Ständige Berichterstattung an den Kunden

Welche Methoden & Vorlagen sind dabei behilflich?

• Lieferantenbewertung
• Eskalationsmodelle
• SWOT-Analyse
• Run@Rate
• Prozessaudit-Methode (nach VDA 6.3)
• Aktionsplan

Unsere Dienstleistung zum Thema:

• Lieferantenüberwachung Beratung / Unterstützung
• Lieferantenüberwachung Schulung / Coaching

Lieferantenaudits werden zur Auswahl neuer oder Bewertung bestehender Lieferanten eingesetzt. Sie zeigen vor Ort, ob eine Zusammenarbeit möglich oder erweiterbar ist – besonders bei Qualitätsproblemen. Audits helfen, die Prozesse des Lieferanten zu verstehen, Schlüsselpersonen kennenzulernen und Erwartungen abzugleichen. Oft werden dabei auch eigene Organisationsmängel sichtbar, wenn Lieferanten nicht mit den nötigen Vorgaben versorgt werden.

Definition
Ein Lieferantenaudit ist ein systematisches, unabhängiges und dokumentiertes Vorgehen, zur Erlangung von Auditnachweisen und deren objektiver Auswertung, um zu ermitteln, in wie weit die Anforderungen erfüllt sind.

Ziele von Lieferantenaudits:

• Überprüfung ob die von der Organisation vorgegebenen Vorgaben erfüllt werden und ob diese den entsprechenden Stellen bekannt sind
• Überprüfung ob sich der Lieferant an die Standards, nach welchen dieser zertifiziert wurde, hält (z.B. ISO 9001, ISO/TS 16949, ...)
• Überprüfung ob der Lieferant sich an gesetzliche und behördliche Auflagen hält
• Herausfinden ob die Prozesse effektiv und effizient sind zur Erfüllung der Anforderungen
• Herausfinden welche Verbesserungsmöglichkeiten und Potentiale bestehen (für beide Parteien)
• Kennenlernen der Prozesse und Umgebungsbedingungen beim Lieferant vor Ort zur Verbesserung der gegenseitigen Erwartungen
• Verbesserung der Kommunikation beider Parteien

Vorgehen zur Durchführung eines Lieferantenaudits:

• Auditauftrag und Auditablauf festlegen
• Auditor(en) festlegen
• Auditcheckliste   erstellen/zusammenstellen
• Übersendung der Auditcheckliste an die zuständige Person beim Lieferant
• Termin und Zeitablaufplan gemeinsam vereinbaren
• Audit durchführen
• Eröffnungsgespräch und kurzer Rundgang
• Auditcheckliste durchsprechen
• Audit laut Zeitablaufplan durchführen und Auditaufzeichnungen dokumentieren
• Auditergebnisse zusammenfassen
• Auditergebnisse bekanntgeben (Feedback geben: was ist gut / was ist verbesserungsfähig)
• Audit nachbereiten
• Auditbericht erstellen und ggf. intern durchsprechen
• Auditbericht an Lieferant übersenden
• Rückmeldung von einzuleitenden Korrekturmaßnahmen bewerten
• Umsetzung eingeleiteter Korrekturmaßnahmen überwachen und dokumentieren
• Ggf. Nachaudit durchführen

Wichtige Voraussetzungen für den Lieferantenauditor:
Der Lieferantenauditor sollte ...

• ... fair, wahrheitsliebend, aufrichtig, ehrlich und diskret sein
• ... bereit sein, alternative Ideen oder Standpunkte zu erwägen
• ... ausdauernd und auf das Erreichen von Zielen fokussiert sein
• ... rechtzeitig Schlussfolgerungen basierend auf logischem Denken und auf der Grundlage von Analysen ziehen können
• ... selbständig handeln und während effektiver Interaktion mit anderen agieren können

Unsere Dienstleistung zum Thema:

• Lieferantenaudit Beratung / Unterstützung
• Lieferantenaudit Schulung / Coaching